Numéro de sécurité sociale de vos employés et RGPD

Mis en place en mai 2018, le RGPD encadre le traitement des données personnelles. Quelles précautions concernant l’utilisation du numéro de sécurité sociale de vos employés ? 

Le numéro de sécurité sociale est le code unique qui permet d’identifier une personne dans le répertoire d’identification des personnes physiques. L’utilisation de cette donnée est très surveillée.

Un décret  du 19 avril 2019 en précise les conditions spécifiques de traitement. Il détermine les catégories de responsables et les finalités de ces traitements.

 

Le numéro de sécurité sociale est le nom usuel du numéro d’inscription au répertoire (NIR).Toute personne en France se voit attribué ce numéro à 13 chiffres.

Or ce chiffre révèle des informations telles que son sexe, son mois et son année de naissance, ainsi que la ville où il est né.

 

Aussi, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) estime que ce numéro ne doit être utilisé que dans des cadres spécifiques. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) précise dans son article 87 que l’Etat doit préciser les conditions de traitement du numéro de sécurité sociale.

 

 

Quelles sont les autorisations ?    

En tant qu’employeurs, vous pouvez utiliser le NIR dans le champ du travail et de l’emploi du secteur privé et public dans les conditions suivantes :

  • Pour remplir vos obligations déclaratives
  • Pour le traitement automatisé de la paie et de la gestion du personnel
  • Pour les calculs de cotisations et de versements destinés aux organismes de sécurité sociale
  • Pour l’instruction, le suivi et la gestion des dossiers des accidents de service, des accidents du travail et des maladies professionnelles (AT/MP)

 

Dans le champ financier, fiscal et douanier, vous pouvez l’utiliser pour la mise en œuvre du prélèvement à la source.

 

Dans le champ de la protection sociale, vous pouvez recourir au NIR pour l’accomplissement de vos missions en matière de protection sociale, si vous êtes :

  • Un organisme chargé de la gestion d’un régime de base de sécurité sociale ou du service d’un service d’allocations, prestations ou aides
  • Un organisme de recouvrement
  • Un organisme chargé de la gestion de l’assurance maladie complémentaire
  • Un organisme chargé de la prévoyance

 

Dans le champ de la santé, vous pouvez utiliser le NIR, notamment pour la mise en œuvre du dossier médical partagé ou encore pour les remontées d’informations nominatives vers les organismes d’assurance maladie.

Pour en savoir plus

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